Tilhögun rafrænna samskipta opinberra aðila við einstaklinga og lögaðila

Abstract

Meðfylgjandi er skýrsla vinnuhóps sem forsætisráðuneytið skipaði í júní 2010. Vinnuhópnum var ætlað að kynna sér helstu aðferðir sem völ er á við að veita einstaklingum, fyrirtækjum og opinberum aðilum aðgang að skjölum sem fara þeirra á milli og koma með tillögu að útfærslu hér á landi. Tölvu- og netnotkun er mjög almenn á Íslandi og má því ætla að Íslendingar hafi alla burði til að nýta sér aukin rafræn samskipti og þann ávinning sem þau hafa í för með sér, bæði fyrir einstaklinga, fyrir-tæki og opinbera aðila. Ávinningi af rafrænum samskiptum má skipta í tvennt. Annars vegar er um að ræða sparnað og skilvirkni innan stjórnsýslunnar vegna færri póstsendinga. Hins vegar er um að ræða sparnað hjá notendum, bæði í tíma og útlögðum kostnaði. Færð eru rök fyrir því að spara megi allt að 900 milljónir á ári hjá ríki og sveitarfélögum með rafrænum póstsendingum. Ýmsar rafrænar samskiptalausnir eru notaðar hér á landi og erlendis. Má þar nefna tölvupóst, þjónustuvefi opinberra aðila, samskiptavefi og heimabanka. Danir og Kanadamenn hafa þróað miðlægar lausnir ásamt fleiri þjóðum og Íslandspóstur hefur þróað „Möppuna“ sem byggist á kanadísku lausninni. Auk þessa hafa verið uppi um nokkurt skeið hugmyndir um svokallað lögnetfang, þ.e. að einstaklingar fengju eitt varanlegt netfang sem opinberir aðilar og fyrirtæki gætu sent á. Í skýrslunni er gerð grein fyrir lagaumhverfinu á Íslandi og þeim atriðum sem stofnanir þurfa að skoða í því skyni að koma á auknum rafrænum samskiptum og málsmeðferð. Í flestum tilvikum er ekki að sjá að lagalegar hindranir séu til staðar varðandi rafræn samskipti eða rafræna málsmeðferð. Ef slíkar hindranir eru til staðar þá er talið að oftast sé auðvelt að ryðja þeim úr vegi. Högun samskiptalausna má skipta í þrennt: Í fyrsta lagi eru gögn send beint til einstaklings sem sjálfur geymir gögnin. Í öðru lagi er gögnum safnað á einn stað og einstaklingur hefur aðgang að þeim þar. Í þriðja lagi eru gögn geymd hjá upprunastofnun og sótt eftir þörfum þegar óskað er eftir þeim. Vinnuhópurinn leggur til að aðgangur að skjölum og samskiptum við opinbera aðila verði á einum stað, Ísland.is, sem jafnframt verði hið rafræna lögheimili gagnvart opinberum aðilum. Valin verði sú samskiptahögun að gögn séu geymd á upprunastað og sótt þegar viðskiptavinur óskar eftir þeim. Sérstaklega verður stutt við þá opinberu aðila sem hafa sjálfir ekki tæknilega burði til að veita rafrænt aðgengi að eigin gögnum. Um er að ræða ódýra lausn með litla bindingu sem hægt er að hrinda hratt í framkvæmd. Leiðarljós tillagnanna eru eftirfarandi:  Rafræn samskipti opinberra aðila við einstaklinga og lögaðila verði í boði á einum stað.  Rafræn samskipti leiði til hagkvæmni og skilvirkni í rekstri og þjónustu.  Rafræn samskipti stuðli að notkun rafrænt undirritaðra skjala og annarra vottaðra upplýsinga. Í lokin er fjallað um framtíðarmöguleika á sviði rafrænna samskipta sem fela m.a. í sér að öðrum aðilum en opinberum aðilum verði gert kleift að senda rafrænt á lögheimili einstaklinga eða opinberlega skráð heimilisfang lögaðila. Gert er ráð fyrir að stofnkostnaður við framkvæmd tillagnanna verði um 20 milljónir.